مدیریت فرایند کسب و کار (BPM) چیست؟ تفاوت بین BPM و BPMN و BPMS

به گزارش صدای ایران، مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM) در واقع مجموعه‌ای از فعالیت‌هاست که حاصل همکاری یک گروه در جهت دستیابی به هدفی واحد، انجام می‌گیرد. مدیریت فرآیند کسب و کار یک رویکرد ساختاریافته است که از مهم ترین نتایج آن، بهبود کیفیت محصول و خدمات ارائه شده می باشد و تلاش می کند تا فرآیندها را با استراتژی سازمان، همسو نگه داشته و در پی آن به هدف نهایی یعنی رضایت مشتری برسد.

این رویکرد شامل متدها، تکنیک‌ها و ابزارهایی است که برای پشتیبانی از طراحی، اجرا، بررسی ومدیریت فرآیندهای کسب و کار استفاده می‌شود. به عبارتی دیگر، BPM شامل مفاهیم، تکنیک‌های طراحی، نظارت، پیکربندی و اجرای فرآیندهای کسب و کار است. در آینده تقریبا همه مشاغل به BPM و ابزارهای مربوط به آن که مهمترین آنها نرم افزار BPMS است احتیاج پیدا خواهند کرد. 

تفاوت بین BPM ،BPMN و BPMS به این شرح است: مدیریت فرآیند کسب و کار BPM مخفف عبارت Business Process Management است. BPM یک رویکرد ساختاریافته برای بهبود کیفیت محصول و خدمات است که شامل متدها، تکنیک‌ها و ابزارهایی است که برای پشتیبانی از طراحی، اجرا، مدیریت و آنالیز فرآیندهای کسب و کار استفاده می‌شود.

BPMN مخفف عبارت Business Process Model and Notation است. BPMN یک استاندارد برای نمایش فرآیندهای کسب و کار است که شامل نمادها و علائمی برای نشان دادن فرآیندها است. سیستم مدیریت فرایند (به انگلیسی BPMS) مخفف عبارت Business Process Management System است. نرم افزار BPMS یک سیستم نرم‌افزاری شامل ابزاری برای طراحی و قسمتی برای مدیریت، ماژول هایی برای اجرای روندها و در نهایت آنالیزگر فرآیندهای سازمانی است. در واقع، با ابزارهای سیستم مدیریت فرایند یا همان BPMS، اجرای مدل‌های BPMN ممکن می‌شود.

اگر به دنبال آگاهی بیشتر درباره نرم افزار BPMS هستید، می‌توانید از  مقاله راهنمای خرید و نکات کلیدی انتخاب نرم افزار BPMS شروع کنید

مستندسازی فرآیند کسب و کار (BPD) به معنای توصیف و نمایش فرایندهای کسب و کار است. مستندسازی فرآیند کسب و کار به عنوان یکی از مراحل مهم در BPM، فرآیندهای کسب و کار را تسهیل می‌نماید. در واقع، BPD به عنوان یک ابزار برای توضیح و تفسیر فرایندهای کسب و کار و در جهت تسهیل کیفیت و بهبود عملکرد فرایندهای سازمانی مورد استفاده قرار می‌گیرد. در استانداردهای BPMN ،BPD به عنوان یک نمودار نشان دهنده فرایند کسب و کار است و عناصر اصلی آن شامل رویدادها، روندها، عملگرها، گیت‌ها و جریان‌ها است.

 

اتوماسیون مدیریت فرآیند کسب و کار (به انگلیسی BPA) به معنای استفاده از فناوری‌های اطلاعاتی برای بهینه‌سازی فرآیندهای کسب و کار است. در واقع، BPA به کمک اتوماسیون سازی فرآیندهای کسب و کار، فعالیت‌های تکراری و خسته‌کننده را به صورت خودکار انجام می‌دهد و کارایی فرآیندهای سازمانی را بهبود می‌بخشد. این اتوماسیون شامل استفاده از روبات‌ها در جهت جمع‌آوری داده‌ها، تحلیل آنها و بهینه‌سازی فرآیندهای کاری است.

با خودکارسازی فرایندها، زمان و هزینه‌های مربوط به اجرای فرآیندها کاهش یافته و کیفیت خدمات ارائه شده به مشتریان بهبود می‌یابد.

اگر به مبحث چالش های مدیریت فرآیند کسب و کار BPMS علاقه دارید، در ادامه این مقاله درباره روش های بهبود و اتوماسیون سازی فرایندهای کاری صحبت خواهیم نمود و با ارائه مثال ها و نمونه های واقعی، سعی داریم در روشن تر کردن فضای مدیریت فرایندها، سهم کوچکی ایفا کنیم.

 

روش های مختلفی برای بهینه سازی فرایندهای مدیریتی کسب و کارها وجود دارد که مهم ترین آنها به شرح زیر است:

RPA یک ابزار محبوب برای خودکارسازی وظایف تکراری و مبتنی بر قوانین است. RPA با استفاده از مکانیزم های از پیش نوشته شده و ربات گونه، انجام فرایندهای کاری را تسهیل می‌نماید. از ادغام RPA با هوش مصنوعی و یادگیری ماشین، به راه‌حل‌های قدرتمندتر BPM می‌توان دست پیدا کرد.

RPA خودکارسازی وظایف مبتنی بر قوانین را ممکن می کند. RPA غیر تهاجمی بوده و نیازی به تغییر در سیستم های موجود ندارد. RPA مقیاس پذیر است و به راحتی برای رسیدگی به حجم کاری در حال افزایش، می توان مقیاس آن را تغییر داد. RPA در مقایسه با سایر راه حل های اتوماسیون و خودکارسازی، نسبتا ارزان است.

مثال 1: یک شرکت بیمه از RPA برای خودکارسازی فرآیند پردازش دعاوی و شکایت‌ها استفاده می کند. این تکنولوژی به شرکت کمک می کند تا به صورت سریعتر و دقیق‌تر، ادعاها و شکایات را پردازش کرده و در عین حال هزینه‌ها را کاهش دهد. مثال 2: اگر یک بانک از RPA برای خودکارسازی فرایند خسته کننده و پرتکرار باز کردن حساب جدید استفاده کند. این بهبود به بانک کمک می کند تا حساب ها را سریعتر افتتاح کرده و تجربه بهتری برای مشتریان رقم بزند.

BPM ابری برای رسیدگی به حجم کاری در حال افزایش، مقیاس پذیر و قابل افزایش است.
 BPM ابری، دسترسی از راه دور را ممکن کرده و از هر مکانی با اتصال به اینترنت،قابل دسترسی است.
 BPM ابری معمولاً به دلیل ارائه مدل اشتراکی، هزینه‌های کمتری دارد. 
آپدیت BPM ابری به طور خودکار بوده و همیشه به آخرین ویژگی‌های اضافه شده دسترسی دارید.

مثال 1: یک شرکت تولیدی از BPM ابری برای مدیریت فرایند زنجیره تامین (SCM) خود استفاده می‌کند. این امر دید کامل تری از زنجیره تامین به شرکت می دهد و کارایی را بهبود می بخشد. مثال 2: یک شرکت خرده فروشی از BPM ابری برای مدیریت فرآیند سفارش‌های دریافتی خودبه صورت آنلاین خود استفاده می‌کند. ابری بودن BPM به شرکت کمک می‌کند تا پردازش سفارشات را سریعتر و دقیق تر انجام داده و در هزینه‌ها صرفه جویی کند.

RTBPM مبتنی بر داده هایی در زمان واقعی بوده و برای نظارت بر روی فرآیندها و در صورت نیاز ایجاد تغییرات استفاده می گردد. RTBPM  کمک می‌کند تا سازمان ها چابک تر و پاسخگوتر شوند. RTBPM دید و تسلط کامل بر اوضاع را در زمان واقعی ممکن می کند. از RTBPM برای تجزیه و تحلیل مسائل و پیش‌بینی چالش‌ها برای جلوگیری از بروز آنها استفاده کرد. RTBPM با فراهم کردن یک دید جامع به شما امکان می‌دهد، سریعتر تصمیم بگیرید.

مثال 1: یک شرکت هواپیمایی برای نظارت بر فرآیندهای خود در زمان واقعی از RTBPM استفاده می‌کند. RTBPM به شرکت فرصت می دهد تا مشکلات را به سرعت شناسایی و حل کرده و از تاخیر جلوگیری نماید. مثال 2: یک بیمارستان برای نظارت بر وضعیت بیماران خود، نیاز به داده هایی در زمان واقعی دارند. RTBPM امکان مراقبت های بهتر از بیماران را به بیمارستان اعطا کرده و از بروز مشکلات و مسائل جلوگیری می نماید.

مدیریت متمرکز فرایندها با iBPM ممکن می گردد. iBPM با ادغام  فرآیندها با هم، یکپارچه سازی آنها را در سراسر سازمان ممکن می کند. iBPM  یک دید جامع از تمام فرآیندها را برای شما فراهم می کند. 

مثال 1: بانک ها با استفاده از iBPM، برای حل مشکلات و موانع موجود در فرایندهای وام دهی، فرایندهای حسابداری و خدمات مشتری خود استفاده می کنند. این امر به بانک برای ایجاد تجربه بهتر برای مشتریان کمک کرده و در نهایت می تواند کارایی را بهبود بخشد. مثال 2: هنگامی که یک شرکت تولیدی از iBPM برای ادغام فرآیندهای تولید (یکپارچه سازی) با زنجیره تامین و لجستیک ارائه شده خود استفاده کند، این امر به شرکت برای رسیدن به دید بهتر از کل عملیات و بهبود کارایی کمک می کند.

 
در ادامه نمونه های واقعی استفاده از این فناوری ها را با نگاهی کاربردی و عملی بیان می‌کنیم تا دیدی کامل تر از این فضا داشته باشید.

نمونه واقعی از اتوماسیون فرآیند رباتیک (RPA)، BPM ابری، RTBPM و iBPM

شرکت بیمه Prudential از RPA برای خودکارسازی فرآیند پردازش تقاضای بیمه عمر خود چندسالی است که استفاده می کند. RPA به شرکت کمک می کند تا پرازش تقاضاها را 70 درصد سریعتر با 20 درصد هزینه کمتر انجام دهد. شرکت T-Mobile از RPA برای خودکارسازی فرآیند خدمات ارائه شده به مشتریان خود استفاده می کند. این شرکت توانست تا 90 درصد از تعاملات خدمات مشتری را با 25 درصد صرفه جویی در هزینه‌ها انجام دهد.

شرکت Coca-Cola از BPM ابری برای مدیریت فرآیند زنجیره تامین خود استفاده می کند. این امر به شرکت کمک می کند تا دید بهتری از زنجیره تامین خود داشته باشد و 1.5 میلیارد دلار در سال صرفه جویی کند. شرکت Salesforce از BPM ابری برای مدیریت فرآیند فروش خود استفاده می کند. این امر به شرکت کمک می کند تا چرخه فروش را 25 درصد کاهش دهد و 30 درصد در فرصت های واجد شرایط افزایش یابد.

شرکت UPS از RTBPM برای نظارت بر شبکه تحویل خود در زمان واقعی بهره می برد. RTBPM باعث شده است تا این شرکت با سرعت بیشتری مشکلات را شناسایی و  و حل کرده و تا حد زیادی از  تاخیر جلوگیری کند.

شرکت GE نیز از روش RTBPM برای نظارت بر توربین های بادی خود در هرلحظه استفاده می‌کند.GE  با استفاده از سیستم RTBPM ، کمتر دچار مشکل و قطعی برق شده است.

شرکت Citigroup با iBPM، چالش ها و موانع موجود بین فرآیندهای بانکداری و سرمایه گذاری، خرده فروشی و مدیریت سرمایه های خود را حل می کند. استفاده از iBPM، بهبود تجربه مشتریان و کاهش 15 درصدی هزینه ها را به دنبال داشته است.

اینها تنها چند مثال و نمونه از کاربردهای واقعی و عملی از بهبودهای ممکن در فرایندها با فناوری های جدید است. فناوری هایی مثل اتوماسیون سازی فرآیند با رباتیک، BPM ابری، RTBPM و iBPM به سازمان ها در صنایع مختلف کمک کره تا فرآیندهای خود را کارآمدتر، مؤثرتر و مقرون به صرفه تر مدیریت کنند.

در این مقاله با مفهوم BPM و کاربردهای آن در صنایع مختلف آشنا شدیم و برخی از تفاوت های اصطلاحی در مورد مدیریت فرایند را برای شما برشمردیم. به طور خلاصه، BPM یک رویکرد ساختاریافته برای بهبود کیفیت محصول و خدمات است، BPMN نیز یک استاندارد برای نمایش فرآیندهای کسب و کار است و BPMS یک سیستم نرم‌افزاری برای طراحی، مدیریت و آنالیز فرایندهای کسب و کار است.

سازمان ها برای تسهیل در مدیریت فرایندها و برای افزایش کارایی خود، از فناوری‌های نوینی مانند RPA  (اتوماسیون فرآیندها با رباتیک)، BPM ابری و RTBPM (مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار در زمان واقعی) استفاده می کنند. این روش‌ها با اتوماتیک کردن وظایف و فرایندها، مدیریت یکپارچه و تحلیل سریع داده‌ها، چابکی، انعطاف‌پذیری و سودآوری را به سازمان ها اعطا می کند.