ایونت به چه معناست؟ / تعریف رسمی بر اساس وزارت کار ایالات متحده

به گزارش صدای ایران ایونت فرآیند مدیریت یک پروژه مانند جلسه ، همایش ، نمایشگاه تجاری ، مراسم ، تیم سازی ، مهمانی یا همایش است. برنامه ریزی ایونت شامل بودجه بندی، تعیین زمان، انتخاب و رزرو مکان های رویداد ، اخذ مجوز، برنامه ریزی غذا، هماهنگی حمل و نقل، تهیه موضوع، ترتیب فعالیت ها، انتخاب کلید واژه ها ، تنظیم تجهیزات و امکانات ، مدیریت حادثه و تدوین برنامه های احتمالی است.

تعریف رسمی ایونت بر اساس وزارت کار ایالات متحده

ایونت شامل هماهنگی همه جزئیات جلسات و کنوانسیون ها ، از بلندگوها و محل جلسات گرفته تا ترتیب دادن مواد چاپی و تجهیزات صوتی و تصویری است.



نمای خوش بینانه 

طراحی و تولید یک ایونت، خواه یک جلسه ، یک رویداد شرکتی ، نمایشگاه تجاری یا هر رویداد دیگری باشد ، از بسیاری جهات قابل مقایسه با کارگردانی یک اجرای صحنه زنده است. دادن هدیه برای کسانی که عاشق سفر هستند ، فرصتی شگفت انگیز برای سفر به هتل های مجلل ، مکان های جالب جدید و ملاقات با سخنرانان و شرکت کنندگان از سراسر جهان از جذابیت های یک ایونت می تواند باشد.

نمای بدبینانه 

ایونت یک کار پر استرس شامل برنامه ریزی جلسات یا رویدادها است و می تواند یک انتخاب شغلی سخت باشد. برنامه ریزان باید چندین کار را در یک زمان انجام دهند، با مهلت های زیادی رو به رو شوند و فعالیت های گروه های متنوع مردم را سازماندهی کنند. برنامه ریزان جلسات شاید برای پیشبرد جلسات آینده ، نیاز به سفر طولانی داشته باشند. ساعت کار می تواند طولانی و نامنظم باشد ، و کار کردن بیشتر از 40 ساعت در هفته بسیار رایج است ، به ویژه در زمان های نهایی منتهی به ایونت. سرانجام ، برای انجام برخی فعالیت های بدنی و ساعات طولانی ایستادن و پیاده روی و حمل جعبه های مواد باید آماده باشند.

ملزومات 

طی کردن مباحث اولیه با مشتری در مورد ایده های ایونت، مضامین، تاریخ های مطلوب و دستورالعمل های بودجه همه بخشی از روند ایونت است. ایونت از ابتدا ، با یک سری مفاهیم اولیه آغاز می شود و تا زمان وقوع ، در تمام راه ادامه می یابد. برنامه ریزی ایونت شامل همکاری نزدیک با مشتری برای طراحی رویدادی است که منعکس کننده هدف این رویداد باشد. مشتریانی که یک برنامه ریز ایونت را استخدام می کنند ، شخصی را استخدام می کنند تا بتواند کلیه جوانب این رویداد ، از جمله جزئیات مرتبط با آن و موارد عملی را برنامه ریزی کند ، و تا زمان اتمام آن را پیگیری کند.

1.اهداف خود را توسعه دهید

اولین قدم برای برنامه ریزی ایونت شما ایجاد اهداف ملموس است. ابتدا از خود بپرسید: چرا این ایونت را برگزار می کنید و به چه چیزی امیدوار هستید؟ اگر اهداف اصلی سازمان خود را قبل از برنامه ریزی می دانید ، می توانید اطمینان حاصل کنید که انرژی شما به هدر نخواهد رفت. تعیین یک هدف برای موفقیت باعث می شود تیم شما اطمینان حاصل کند که به آنها می رسید.

2.تیم خود را سازماندهی کنید

هر ایونت یک تلاش تیمی هماهنگ برای رسیدگی به کلیه جزئیات را می طلبد. یک تیم ایونت بطور مثال ایونت طراحی لباس ،باید شامل اجزای زیر باشد:

مدیریت مکان

مدیریت بلندگوها

مدیریت سرگرمی

مدیریت تبلیغات

حامیان مالی



اختصاص نقش به اعضای تیم باعث بهبود سیستم پاسخگویی و همچنین جلوگیری از افت وظایف در کنار بقیه مسئولیت ها می شود.

3.بودجه خود را تعیین کنید

تأمین بودجه یکی از مهم ترین بخش های برنامه ریزی یک ایونت است. قبل از شروع برنامه ریزی بودجه خود را در نظر بگیرید.

برخی از هزینه های اساسی که باید در بودجه خود وارد کنید عبارتند از:

محل برگزاری: این هزینه باید شامل هزینه کرایه و هزینه ای باشد که برای خرید نیاز دارید.
غذا و نوشیدنی: این زمینه کاملاً سلیقه ای است. با این حال ، به یاد داشته باشید که مبلغی که در اینجا می توانید هزینه کنید ، بیشتر از سود بلیط هایی که برای ایونت فروخته اید، نباشد!

دکور: آیا شما دنبال یک تم شیشه ای ، یا یک موضوع جالب تر می گردید ؟ براورد هزینه های مقدماتی به شما کمک می کند تا تعیین کنید کدام یک را می توانید هزینه کنید.

کارمندان: ممکن است این گروه غالباً فراموش شوند ، اما مهم است که هزینه های حمل و نقل و اسکان کارمندان را در نظر داشته باشید، به خصوص اگر مکان ایونت خارج از شهر سکونتشان باشد.

بازاریابی: آیا تصمیم دارید ایونت خود را از طریق فیس بوک یا اینستا گرام تبلیغ کنید یا از طریق گذاشتن بروشور در سطح شهر؟ اگر شما یک ایونت طراحی لباس برگزار می کنید باید بتوانید بازدیدکنندگان زیادی را به ایونت طراحی لباس خود بکشانید پس باید از بهترین روش برای تبلیغات ایونت استفاده کنید

متفرقه: حتی بهترین ایونت برنامه ریزی شده هزینه های دیگری نیز به همراه خواهد داشت. حسابداری برای آنها در بودجه شما باعث می شود که غافل نشوید.

حتی اگر برخی از این موارد هنوز هزینه های ثابت نیستند، برای مثال ، اگر هنوز مکان انتخاب نکرده اید ، مهم است که حداکثر مقدار ممکن را برای آن ها در نظر بگیرید.

طراحی جوراب«ایونت تدایکس»

4.تاریخ را تنظیم کنید

تاریخ ممکن است از پیش تعیین شده باشد ، اما اگر این یک رویداد جدید است، حتماً قبل از مشخص کردن تاریخ خود موارد زیر را در نظر بگیرید:

 

به خود زمان کافی بدهید! در حالت ایده آل بسته به ماهیت ایونت باید 4-6 ماه زمان برنامه ریزی کنید.
از تعطیلات قانونی و مذهبی آگاه باشید.

از زمان تعطیلات مدرسه آگاه باشید.

تاریخ را با شرکت کنندگان اصلی هماهنگ کنید.

هنگامی که تاریخ را تعیین کرده اید و بودجه خود را از قبل مشخص کرده اید، می توانید بلافاصله اقدام به رزرو کارمندان اقدام کنید.

5.محل برگزاری خود را رزرو کنید

پس از تعیین شدن تاریخ، مهم است که مکان خود را در اسرع وقت رزرو کنید. قبل از شروع تبلیغات ، باید تاریخ و مکان آن را بدانید ، بنابراین این کار باید در اسرع وقت در دوره برنامه ریزی تکمیل شود.

مواردی که هنگام انتخاب مکان برای رویداد خود باید در نظر بگیرید عبارتند از:

دسترسی. آیا محل ورود دارای آسانسور در دسترس است؟ آیا دستشویی های همه جنسیتی وجود دارد؟ آیا فضایی برای مترجمین خواهید داشت؟ این و بسیاری از عوامل دیگر به انتخاب فضایی منجر می شوند که همه شرکت کنندگان در آن احساس راحتی می کنند.

اندازه. یک رویداد برای 50 نفر به فضای بسیار متفاوتی نسبت به یک نفر برای 500 نفر نیاز خواهد داشت. علاوه بر این ، در نظر بگیرید که آیا به اتاق های جداگانه احتیاج دارید یا خیر.

پارکینگ آیا پارکینگ وجود دارد یا دسترسی به آن از طریق توسایل حمل و نقل عمومی آسان است؟

6.رویداد خود را برندسازی کنید

7.اسپانسر ها و حامیان مالی را شناسایی و ایجاد کنید.

8.یک برنامه تبلیغاتی  ایجاد کنید.

یکی از معروفترین انواع ایونت ، ایونت طراحی لباس است که آموزشگاه طراح لباس پیشکسوتان بصورت سالانه یک ایونت طراحی لباس بزرگ برگزار می کند و دانشجویان آموزشگاه در این ایونت طراحی لباس پس از پایان دوره شرکت کرده و در محیط واقعی به ارائه کالکشن های خود به بازار اقدام می کنند.