راه های توصیه شده برای کاهش هزینه ها

 یک کارآفرین هوشمند می‌داند که بهترین زمان برنامه‌ریزی برای کاهش هزینه‌های سازمان، قبل از رخ دادن مشکلات است.

صدای ایران- چه برنامه‌هایی برای کاهش هزینه کسب و کار خود دنبال می‌کنید؟ آیا در این راه نتیجه مطلوب گرفته‌اید؟ برای برنامه‌ریزی در مورد کاهش هزینه باید به فاکتورهای بسیار زیادی توجه کرد که می‌خواهیم در زومیت به این موارد بپردازیم.

به نظر شما در ۲۰ سال گذشته شرکت‌ها درزمینه‌ی کاهش هزینه‌ها چه نوآوری‌هایی داشته‌اند؟ مهم‌تر این‌که آیا ما به چنین اقداماتی به‌عنوان یک راهنمایی در جهت رسیدن به موفقیت و رشد نگاه می‌کنیم یا خیر؟

برای اکثر مجریان در سازمان‌های بزرگ، پاسخ به سؤال اول «بله خیلی زیاد» و به سؤال دوم «خیر» است. دلیل پاسخ دوم را باید شکست مدیریت هزینه نامید. دلایل اصلی شکست شرکت‌ها در این زمینه، تغییرات ناگهانی و بی‌ارتباط با استراتژی کلی است. بیشتر سازمان‌ها منتظر می‌مانند مشکلی ایجاد شود تا به حل آن بپردازند و درنتیجه زمانی کافی برای تصمیم‌گیری بلندمدت ندارند تا بتوانند هزینه‌ها را برای مقابله با مشکل کاهش دهند.

در مقابل شرکت‌های موفق در مورد مدیریت هزینه به نحوی عمل می‌کنند که پوشش‌دهنده‌ی استراتژی‌شان باشد و باعث پیشرفت آن‌ها شود. آن‌ها پولشان را درجایی صرف می‌کنند که استراتژی‌ آن‌ها قرار دارد و درنتیجه هزینه‌های بد و بیهوده را متوقف و منابع را صرف هزینه‌های خوب می‌کنند. به‌هرحال اگر ما به‌درستی مخارجمان را کنترل نکنیم، فرصتی برای پیشرفت نیز نخواهیم داشت.

گروه‌های مدیریتی در چنین شرکت‌هایی تلاش می‌کنند هزینه‌هایی را که برایشان گران تمام می‌شود و سود و مزایایی به دنبال ندارد، از سایر هزینه‌ها جدا کنند. آن‌ها تصمیمات خود را در مورد محل کاهش هزینه و محل سرمایه‌گذاری با تأمل و تحقیق اجرایی می‌کنند. این تمایز مهم، روش اداره‌‌ی کار در شرکت‌های پیشرو مانند آمازون، CEMEX، Frito-Lay، Ikea، Lego و Starbucks است. آن‌ها هزینه‌ها را کاهش می‌دهند تا قدرتمندتر شوند.

ارزش و نتیجه این رویکرد درست را هنگام رویارویی شرکت‌های موفق با شرایط بحرانی می‌توان دید. وقتی راجر انریکو عنوان مدیرعاملی Frito-Lay را در سال ۱۹۹۱ کسب کرد، شرکت وی رویکردی نوآورانه و متمایز برای تحویل مستقیم محصولات در پیش گرفت. در این روش، محصولات مناسب به فروشگاه‌های مناسب در زمان مناسب تحویل داده می‌شدند. Eagle Snacks نیز با ارائه‌ی محصولات جدید و سیستم توزیع ویژه‌ در بازار، سهام خود را افزایش داد.

انریکو دریافت که شرکت Frito-Lay عمده سرمایه‌ی خود را صرف مقابله با رقبا کرده است. او صد میلیون دلار یعنی ۴۰% از این هزینه‌ها و هزینه‌های مدیریتی را کاهش داد. این میزان کاهش هزینه بسیار چشم‌گیر بود؛ اما چنین عملی برای حذف لایه‌های غیرضروری دفتری و مدیریتی لازم بود؛ سپس میزان کارایی و بازده سازمان پس از تغییرات افزایش یافت. در ادامه شرکت توانست پول موردنیاز برای تمرکز بیشتر بر نوآوری محصول و بازاریابی را به دست آورد. امروزه Frito-Lay در بازار، جایگاه خود را به‌عنوان یکی از برندهای ۱ میلیاردی در اختیار دارد.

آیا شما هم می‌خواهید کسب و کار خود را به چنین جایگاه‌هایی برسانید؟ در ادامه به پنج تغییر دیدگاه که به شما و سازمانتان برای مدیریت هزینه‌ها کمک می‌کنند، توجه کنید:

۱- ایجاد ارتباط بین هزینه و استراتژی کسب و کار

ابتدا هزینه و استراتژی را به هم مرتبط سازید. به هر فرصتی برای کاهش هزینه به‌عنوان فرصتی برای هدایت سرمایه‌ها به سمت افزایش سودآوری خود بنگرید. بودجه‌ را مستقیماً به ویژگی‌های استراتژیک سازمان متصل سازید. اگر بودجه‌ شما اولویت‌هایتان را منعکس نمی‌کند، فرصت بسیار کمی برای اجرای دیدگاه خود و پیشرفت خواهید داشت. فقط به هزینه‌های یک سال جاری توجه نداشته باشید و به این نکته فکر کنید که این هزینه‌ها می‌توانند در جای دیگری برای پیشرفت شرکت در سال‌های آینده نیز به کار روند.

۲- توجه به ظرفیت‌ها و پتانسیل سازمان

در مورد هزینه‌ها در قالب ظرفیت‌ها فکر کنید. در بسیاری از شرکت‌ها، سرمایه‌هایی که صرف ظرفیت‌ها می‌کنید در بودجه‌های عملیاتی پنهان هستند. این بودجه‌ها را شناسایی کنید و الگوهای مخارجتان را بر اساس آن‌ها تغییر دهید. چنین کاری آسان نیست، زیرا بیشتر سیستم‌های پردازش هزینه، پول‌های خرج شده را با توجه به ظرفیت‌ها دسته‌بندی نمی‌کنند؛ یعنی میزان پولی که برای بهبود ظرفیت و پتانسیل شرکت خرج می‌شود، در اغلب سیستم‌ها به‌راحتی قابل محاسبه نیست. با تغییر الگو و ایجاد یک بحث و تبادل‌نظر بین مدیران درباره چگونگی به دست آوردن سهم بیشتر در بازار، سازمان شما به یک موفقیت بزرگ خواهد رسید.

۳- لیست کردن هزینه‌ها

تمامی هزینه‌های مرتبط به فعالیت‌های شرکت را فهرست و آن‌ها را به آرشیو ذهنی خود منتقل کنید و سپس یک به یک در مورد بازگرداندن آن‌ها تصمیم بگیرید. ظرفیت‌های مجزا، منابعی فراهم می‌آورند که برای تشخیص پتانسیل کامل سازمان شما ضروری‌ هستند. شما با قطع این هزینه‌ها، مسیر را برای موفقیت خود هموار می‌سازید. این عمل را «پایه‌گذاری اساسی» می‌نامند.

۴- بهینه کردن برنامه‌های هزینه‌ای

برنامه‌ی مدیریت هزینه‌ی خود را بررسی و تمام موارد برای بهینه کردن آن را شناسایی کنید. چگونه؟ ابتدا سیستم‌های مالی طراحی کنید که وضوح بیشتری در مورد هزینه‌های خوب ایجاد ‌کنند و مرتبط با ظرفیت‌های متفاوت باشند. نباید در این سیستم‌ها هزینه‌های بد و بیهوده محاسبه شوند. سپس فرهنگ سازمان خود را در راستای افزایش آگاهی از تمایزات در کسب و کارتان تغییر دهید. روند بودجه گذاری‌تان را با روند برنامه‌ریزی استراتژیک مرتبط سازید تا اطمینان یابید که ظرفیت‌های تمایز بخش، سرمایه‌ی کافی دریافت می‌کنند. در یک «فرهنگ» درست، آگاهی از هزینه به‌جای اینکه تبدیل به تعدادی قانون بلااستفاده شود، به ظرفیت سازمانی و ساختار فکری مشترک تبدیل خواهد شد. با رعایت این اصول، حتی وقتی‌ هیچ‌کس ناظر بر کار افراد سازمان نباشد، کارمندان به‌گونه‌ای برای هزینه‌ها تصمیم‌گیری می‌کنند که انگار این پول، پول خودشان است که از جیبشان می‌رود.

۵- فعال باشید

یک ضرب‌المثل لاتین می‌گوید در حالی سقف را بسازید که آفتاب در حال تابیدن است و هنوز خبری از باران نیست. وقتی دچار مشکل می‌شوید، ممکن است فرصت تصمیم‌گیری درست نداشته باشید. ایجاد طرز فکر مناسب برای مدیریت هزینه‌ها به‌نحوی‌که هزینه‌ها را به استراتژی کسب و کار شما مرتبط سازد، روشی برای اطمینان از تناسب جهت شرکت با اهدافتان است. مدیریت هزینه بدین شکل، به سازمان آزادی عمل برای تصمیم‌گیری درست در طولانی‌مدت خواهد داد و انتخاب‌های مناسب را برای از کمتر کردن فاصله‌ی استراتژی و عمل، ممکن خواهد ساخت.